Pengertian dan Fungsi Property Management System: Rahasia Operasional yang Lebih Efisien

Banyaknya pengaruh dari media sosial membuat berbagai industri semakin berkembang, tak terkecuali perhotelan. Karena hal itu, tentunya ekspektasi tamu terhadap kualitas layanan juga semakin meningkat. Di sinilah pengelola hotel harus memastikan semuanya berjalan lancar. Dengan adanya bantuan dari Property Management System bisa menjadi salah satu langkah yang efisien. 

Lebih lanjut, mengelola berbagai aktivitas hotel secara manual bukanlah hal yang mudah. Hal seperti reservasi, check-in, check-out, sampai dengan pengelolaan kamar membutuhkan koordinasi yang baik. 

Banyaknya hal yang harus dikelola dan diperhatikan ini membuat banyak hotel banyak memanfaatkan teknologi untuk mempermudah proses kerja. Salah satunya yaitu dengan menggunakan Property Management System atau PMS. Lantas, apa saja manfaat yang bisa didapatkan dari sistem ini? Bagaimana cara kerjanya dan apa saja contohnya? Anda bisa langsung simak jawabannya di bawah ini. 

Ilustrasi property management | Image by jcomp on Magnific

Apa Itu Property Management System

Property Management System adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu pengelolaan operasional hotel secara terpusat. Istilah ini mungkin tidak asing bagi Anda yang memiliki bisnis hotel dan properti. Namun, dalam industri perhotelan, sistem ini berperan penting dalam mengelola operasional harian hotel secara lebih efisien.

Lebih jauh, sistem ini dapat digunakan untuk mengatur reservasi, status kamar, data tamu, hingga proses check-in dan check-out. Seluruh informasi tersimpan dalam satu sistem sehingga lebih mudah diakses oleh staf yang berwenang.

Seiring majunya teknologi, PMS tidak hanya digunakan oleh hotel besar saja. Banyak hotel kecil, resort, maupun vila juga mulai menggunakannya. Tentunya banyak pengelola ingin mengambil manfaat dari Property Management System. 

Baca juga: Mengenal Apa Itu Digital Concierge dan Manfaatnya untuk Bisnis Hotel 

Fungsi Property Management System dalam Operasional Hotel

Hotel membutuhkan sistem yang dapat membantu berbagai aktivitas berjalan lebih teratur. Ketika jumlah tamu, reservasi, dan data yang dikelola semakin banyak, proses manual sering kali menjadi kurang efisien. Karena itu, banyak hotel menggunakan Property Management System untuk membantu mengelola operasional sehari-hari. Beberapa fungsi PMS hotel adalah sebagai berikut. 

• Menyatukan informasi dalam satu sistem: Data yang sebelumnya tersebar di berbagai tempat dapat dikelola dalam satu platform sehingga lebih mudah diakses oleh staf yang berwenang.

• Membantu koordinasi antarbagian: Informasi yang sama dapat digunakan oleh berbagai tim di hotel. Hal ini membantu mengurangi miskomunikasi dan memperlancar pekerjaan sehari-hari.

• Mengurangi pekerjaan manual: Banyak proses dapat dilakukan secara lebih praktis sehingga staf tidak perlu berulang kali memasukkan atau mencari data yang sama.

• Membantu menjaga akurasi data: Informasi yang tersimpan dalam pms system lebih mudah dipantau dan diperbarui sehingga risiko kesalahan pencatatan dapat dikurangi.

• Mendukung pelayanan tamu yang lebih baik: Akses informasi yang lebih cepat membantu staf memberikan respons yang lebih tepat sesuai kebutuhan tamu.

Cara Kerja Property Management System

Meskipun terlihat kompleks, cara kerja Property Management Systems sebenarnya cukup mudah dipahami. Sistem ini bekerja pada pengelolaan dan pembaruan data. Ketika ada aktivitas yang terjadi di hotel, informasi tersebut akan langsung dicatat dan diperbarui. Berikut ini langkah-langkanya. 

1. Data masuk ke sistem: Sistem menerima berbagai informasi yang berkaitan dengan operasional hotel, seperti reservasi, data tamu, maupun status kamar.

2. Data disimpan dan diperbarui: Setelah masuk, data akan tersimpan dalam sistem dan diperbarui ketika terjadi perubahan. Misalnya, saat tamu melakukan check-in, check-out, atau mengubah jadwal reservasi.

3. Informasi dibagikan ke bagian terkait: Data yang telah diperbarui dapat diakses oleh staf yang membutuhkan. Hal ini membantu setiap bagian bekerja berdasarkan informasi yang sama.

4. Proses operasional berjalan lebih terkoordinasi: Karena seluruh informasi tersimpan dalam satu sistem, berbagai aktivitas hotel dapat berjalan lebih teratur dan minim kesalahan.

5. Laporan dapat dibuat secara lebih mudah: Data yang telah tersimpan dapat digunakan untuk memantau aktivitas hotel dan mendukung proses pengambilan keputusan.

Baca juga: Apa Itu Network Monitoring dan Manfaatnya untuk Bisnis

Fitur Property Management System

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, seluruh proses dapat berjalan karena adanya fitur yang tersedia dalam sistem. Walaupun setiap penyedia menawarkan kemampuan yang berbeda, sebagian besar hotel PMS systems memiliki fitur yang mirip. Berikut ini adalah fitur-fitur Property Management System. 

Front Desk Management

Fitur pertama yaitu front desk management. Seperti yang tersirat melalui namanya, fitur ini membantu staf mengelola berbagai aktivitas yang berhubungan langsung dengan tamu. Melalui fitur ini, proses check-in, check-out, serta pengelolaan informasi tamu dapat dilakukan dengan lebih cepat. Staf juga dapat melihat status kamar dan data reservasi dalam satu tampilan yang mudah dipantau.

Reservation Management

Kedua, ada fitur manajemen reservasi. Fitur yang satu ini membantu pengelolaan pemesanan kamar. Fitur ini memungkinkan hotel mencatat, memperbarui, dan memantau reservasi dari berbagai sumber. Anda bisa meminimalisir kesalahan bahkan pemesanan double. 

Housekeeping Management

Fitur yang tidak kalah penting adalah housekeeping management. Untuk fitur yang satu ini, akan sangat bermanfaat bagi tim kebersihan untuk memantau status setiap kamar secara lebih efisien. Dengan begitu, informasi mengenai kamar yang perlu dibersihkan maupun yang siap digunakan dapat diketahui dengan lebih cepat.

Billing dan Payment Management

Selanjutnya, ada fitur manajemen pembayaran. Adanya fitur ini memberikan Anda sebagai pengelola hotel pencatatan transaksi dengan akurat. Lebih jauh, fitur ini bisa membuat Anda mengelola biaya menginap serta layanan tambahan yang digunakan tamu sekaligus dalam satu sistem. Semua transaksi pun akhirnya tercatat dengan rapi dan proses pembayaran jadi mudah dipantau. 

Reporting dan Analytics

Fitur terakhir yaitu reporting dan analytics. Fungsi dari fitur ini adalah untuk mengelola data operasional menjadi informasi yang lebih mudah dipahami. Berbagai laporan dapat digunakan untuk memantau performa hotel sekaligus mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Ilustrasi management | Image by vivash on Mangnific

Baca juga: Apa Itu Digital Signage: Fungsi dan Cara Memaksimalkannya 

Manfaat Property Management System bagi Hotel

Penggunaan PMS system tidak hanya membantu hotel menjalankan berbagai aktivitas sehari-hari. Sistem ini juga memberikan berbagai manfaat yang dapat mendukung efisiensi operasional maupun kualitas layanan. Berikut ini manfaat property management systems yang bisa dirasakan oleh pengelola hotel. 

• Meningkatkan efisiensi kerja: Berbagai proses dapat dilakukan dalam satu sistem sehingga staf tidak perlu berpindah-pindah antara banyak alat atau pencatatan manual.

• Mengurangi risiko kesalahan: Informasi yang tersimpan dan diperbarui secara otomatis membantu mengurangi kesalahan pencatatan maupun miskomunikasi antarbagian.

• Mempercepat pelayanan tamu: Akses data yang lebih mudah memungkinkan staf memberikan respons yang lebih cepat terhadap kebutuhan tamu.

• Memudahkan pemantauan operasional: Pengelola hotel dapat melihat berbagai informasi penting dalam satu tempat sehingga proses pengawasan menjadi lebih praktis.

• Mendukung pengambilan keputusan: Data dan laporan yang tersedia dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun strategi maupun meningkatkan kualitas layanan hotel.

Contoh Property Management System

Setelah memahami fungsi, cara kerja, fitur, dan manfaatnya, Anda mungkin ingin mengetahui contoh property management system yang banyak digunakan di industri perhotelan. Saat ini tersedia berbagai pilihan PMS dengan fitur dan keunggulan yang berbeda. Berikut beberapa solusi yang cukup populer.

Baca juga: 16 Contoh Cloud Computing: Model dan Aplikasinya

1. Oracle OPERA PMS

Software property management system pertama yaitu Oracle OPERA PMS. Nama ini sering muncul ketika membahas PMS untuk hotel berskala besar. Sistem ini menawarkan berbagai fitur untuk membantu pengelolaan reservasi, operasional front desk, hingga pelaporan. Kemampuannya dalam menangani kebutuhan operasional yang kompleks menjadikannya pilihan bagi banyak hotel berbintang dan jaringan hotel internasional.

2. Cloudbeds

Bagi hotel yang mengutamakan fleksibilitas dan kemudahan akses, Cloudbeds dapat menjadi pilihannya. PMS berbasis cloud ini membantu pengelola akomodasi mengatur reservasi, inventaris kamar, dan berbagai aktivitas operasional lainnya dalam satu platform. Sistem ini juga banyak digunakan oleh hotel independen, hostel, dan penginapan modern.

3. Hotelogix

Lalu ada Hotelogix. Sistem ini dirancang untuk membantu bisnis perhotelan mengelola operasional sehari-hari dengan lebih efisien. Berbagai fitur penting, seperti reservasi, pengelolaan kamar, pembayaran, dan pelaporan, tersedia dalam satu sistem. Karena kemudahan penggunaannya, Hotelogix banyak dipilih oleh hotel kecil hingga menengah.

4. eZee Absolute

Di antara berbagai solusi PMS berbasis cloud yang tersedia saat ini, eZee Absolute menjadi salah satu opsi yang cukup populer. Sistem ini mendukung berbagai kebutuhan operasional hotel, mulai dari manajemen reservasi hingga pengelolaan tamu dan transaksi pembayaran. Kemampuannya untuk terhubung dengan berbagai sistem pendukung juga menjadi nilai tambah bagi penggunanya.

Mengapa PMS Penting untuk Hotel Modern?

Seperti industri hospitality lainnya, pengelola kerap dituntut untuk memberikan layanan yang cepat sekaligus menjaga efisiensi operasional. Karena itu, mengelolanya dengan cara manual akan terasa sulit di tengah kemajuan teknologi yang serba cepat ini. Karena itu, sangat bermanfaat untuk pengelola mulai menggunakan Property Management System. Berikut ini beberapa point penting lainnya. 

• Membantu hotel mengelola aktivitas operasional secara lebih teratur.

• Mempercepat akses informasi yang dibutuhkan oleh staf.

• Mendukung koordinasi antarbagian melalui data yang selalu diperbarui.

• Mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi dalam proses manual.

• Membantu hotel memberikan layanan yang lebih cepat dan konsisten kepada tamu.

• Memudahkan pengelola dalam memantau kinerja dan kondisi operasional hotel.

• Mendukung proses digitalisasi layanan hotel yang semakin penting dalam industri perhotelan.

Baca juga: Perbedaan Smart TV dan Android TV, Mana yang Lebih Canggih

Jadi, apakah Anda tertarik untuk mulai memanfaatkan sistem ini di properti Anda? Dalam industri perhotelan yang semakin kompetitif, penggunaan Property Management System dapat membantu Anda mengelola operasional hotel dengan lebih efisien dan terorganisir.

Namun, pengalaman tamu tidak hanya ditentukan oleh kelancaran operasional di balik layar. Kenyamanan selama menginap juga menjadi faktor penting yang memengaruhi kepuasan dan loyalitas pelanggan. Jangan lupa untuk mengoptimalkan juga dengan fasilitas hotel lainnya yang dapat meningkatkan pengalaman tamu secara langsung. 

Jika Anda ingin menghadirkan pengalaman menginap yang berkesan dan modern untuk tamu Anda, hadirkan Hospitality TV solutions dari Netstar di hotel Anda! engan berbagai fitur hiburan dan layanan yang dirancang khusus untuk industri perhotelan, Hospitality TV membantu hotel memberikan pengalaman yang lebih nyaman dan interaktif. Hubungi tim Netstar (netstar.id) sekarang untuk informasi pemasangan!