Cara Menggunakan Telepon Hotel dan Manfaatnya Bagi Tamu di Era Serba Digital

Di tengah era serba digital, di mana hampir semua kebutuhan dapat diakses melalui smartphone, keberadaan telepon hotel sering dianggap sebagai alat yang ketinggalan zaman. Padahal, perangkat ini masih bermanfaat dan penting untuk berkomunikasi khususnya bagi tamu hotel selama mereka menginap. 

Lebih lanjut, cara menggunakan telepon hotel juga terbilang mudah dan sederhana. Menariknya, meskipun kita sudah dikelilingi dengan teknologi pada genggaman tangan, penggunaan telepon hotel mempercepat tamu mendapatkan kebutuhan yang diperlukan. Misalnya saja berkomunikasi dengan resepsionis, bagian housekeeping, hingga layanan lainnya tanpa bergantung tanpa koneksi internet. 

Ilustrasi telepon hotel Photo by Flanker Lee on Unsplash

Apa Itu Telepon Hotel dan Mengapa Masih Digunakan 

Telepon hotel adalah perangkat komunikasi yang dirancang khusus untuk kebutuhan akomodasi, baik bagi tamu maupun operasional internal hotel. Berbeda dengan telepon konvensional yang ada di rumah, sistem ini terhubung langsung dengan resepsionis dan berbagai departemen hotel. Karena sistem ini, Anda sebagai tamu bisa mendapatkan bantuan, informasi, atau layanan dengan cepat tanpa harus meninggalkan kamar.

Di tengah gempuran teknologi digital seperti aplikasi hotel dan layanan pesan instan semakin populer, keberadaan telepon untuk hotel masih sangat terasa manfaatnya. Hal ini didukung oleh sifatnya yang langsung, stabil, dan mudah diakses.

Manfaat Telepon Hotel bagi Pengalaman Tamu 

Keberadaan telepon hotel memberikan manfaat langsung bagi tamu selama menginap, terutama dalam hal kemudahan komunikasi dan kecepatan layanan. Dibandingkan harus membuka aplikasi atau datang langsung ke resepsionis, telepon hotel memungkinkan tamu menyampaikan kebutuhan secara cepat dan jelas. Berikut ini manfaat telepon hotel untuk tamu.

• Akses cepat ke layanan hotel: Melalui telepon hotel, tamu dapat langsung menghubungi resepsionis atau departemen terkait untuk meminta bantuan, informasi, maupun layanan tambahan. Proses ini terasa lebih efisien karena tamu tidak perlu menunggu balasan pesan atau berpindah tempat, sehingga kenyamanan selama menginap tetap terjaga.

• Komunikasi yang lebih personal dan jelas: Berbicara langsung melalui telepon memungkinkan tamu menjelaskan kebutuhannya dengan lebih detail. Interaksi suara juga memberikan kesan lebih personal dibandingkan pesan teks, sehingga tamu merasa lebih diperhatikan dan dilayani secara profesional oleh pihak hotel.

• Solusi andal dalam situasi mendesak: Dalam kondisi tertentu, seperti gangguan di kamar atau kebutuhan mendadak, telepon hotel menjadi sarana komunikasi paling cepat. Karena tidak bergantung pada aplikasi atau perangkat pribadi, tamu tetap dapat menghubungi pihak hotel kapan saja dengan cara yang sederhana dan aman.

Baca juga: Apa Itu PSTN

Cara Menggunakan Telepon Hotel 

Setiap hotel dapat memiliki sistem dan pengaturan telepon yang berbeda, namun secara umum cara penggunaannya sama. Lebih jauh, informasi mengenai nomor penting atau fitur telepon biasanya tersedia di dekat perangkat telepon atau dalam buku panduan kamar. Untuk Anda yang masih bingung cara menggunakan telepon hotel, berikut ini langkahnya.

1. Mengidentifikasi Nomor atau Kode Tujuan 

Cara menggunakan telepon hotel yang pertama adalah dengan mengidentifikasi nomor atau kode tujuan yang ingin Anda hubungi. Hotel biasanya menyediakan daftar nomor untuk resepsionis, housekeeping, laundry, atau layanan kamar. Nomor ini bisa berupa angka tertentu atau tombol khusus. Untuk nomor atau tombol khusus ini dapat berbeda-beda di setiap hotel tergantung pada peraturan yang ditetapkan. 

2. Mengangkat Gagang dan Memulai Panggilan 

Setelah mengetahui nomor tujuan, angkat gagang telepon dan pastikan terdengar nada siap pakai. Nada ini menandakan bahwa telepon siap digunakan untuk melakukan panggilan. Proses ini serupa dengan penggunaan telepon pada umumnya dan menjadi tanda awal sebelum Anda menekan nomor atau kode layanan yang diinginkan.

3. Menekan Nomor Tujuan 

Tekan nomor atau kode layanan sesuai kebutuhan, baik untuk menghubungi resepsionis maupun departemen lain. Beberapa hotel juga menyediakan tombol khusus dengan label tertentu untuk memudahkan Anda. Karena tidak ada standar nomor yang sama di semua hotel, Anda disarankan mengikuti petunjuk yang telah disediakan di kamar.

Baca juga: Apa Itu Dial Up

4. Menunggu dan Berbicara setelah Tersambung 

Setelah nomor ditekan, tunggu hingga panggilan tersambung dan terdengar suara dari pihak hotel. Saat berbicara, sampaikan kebutuhan atau permintaan dengan jelas agar petugas dapat memberikan bantuan secara cepat dan tepat. Komunikasi yang jelas akan membantu mempercepat proses layanan yang Anda butuhkan.

5. Selesai Panggilan dan Mengembalikan Telepon 

Jika percakapan telah selesai, letakkan kembali gagang telepon pada tempatnya dengan benar. Tindakan ini memastikan sambungan terputus dan telepon siap digunakan kembali, baik oleh Anda maupun untuk panggilan masuk dari pihak hotel apabila diperlukan.

Fitur Tambahan pada Telepon untuk Hotel 

Selain fungsi dasar untuk melakukan panggilan, beberapa telepon hotel dilengkapi fitur tambahan yang mendukung pengalaman menginap maupun kenyamanan Anda sebagai tamu hotel. Ini dia beberapa fitur tambahannya.

• Wake-up call: Fitur ini memungkinkan tamu meminta panggilan bangun pada waktu tertentu. Layanan ini sangat membantu bagi tamu yang memiliki jadwal penting, seperti penerbangan pagi atau agenda bisnis, tanpa harus mengandalkan alarm pribadi.

• Voicemail, hold dan transfer: Pada sistem telepon hotel modern, tamu dapat menerima pesan suara saat tidak berada di kamar, menahan panggilan sementara, atau memindahkan panggilan ke departemen lain.

Baca juga: Sejarah Fiber Optik

Ilustrasi telepon hotel | Photo by Nikita Belokhonov on Pexels

Telepon Hotel di Era Digital, Apakah Masih Relevan?

Setelah mengetahui cara menggunakan telepon hotel, mungkin Anda bertanya, apakah teknologi ini masih relevan di era yang serba digital dan mengandalkan aplikasi online? Di satu sisi, kehadiran aplikasi hotel, layanan chat, dan lainnya memang memberikan kemudahan bagi para tamu. Namun pada waktu tertentu, beberapa situasi tidak dapat diselesaikan melalui aplikasi. 

Karena hal tersebut, beberapa hal yang membutuhkan respon cepat dan real time, telepon untuk hotel masih menjadi alat komunikasi yang paling efektif dan dapat diandalkan. 

Bukannya tergantikan, telepon hotel justru berevolusi mengikuti perkembangan teknologi. Kini, melalui sistem IP Telephony yang berbasis jaringan internet, telepon hotel dapat terintegrasi dengan sistem digital hotel tanpa mengurangi kecepatan, kestabilan, maupun kenyamanan komunikasi bagi tamu.

Baca juga: Kelebihan IP Telephony

Bagi pemilik dan pengelola hotel, menggunakan sistem telephone untuk hotel yang berbasis IP Telephony bisa menjadi investasi jangka panjang dan juga efisiensi operasional. Layanan IP Telephony dari Netstar (netstar.id) siap menjadi andalan untuk berkomunikasi antar departemen menjadi lebih cepat. Hubungi tim kami sekarang untuk informasi lebih lanjutnya!