IT Outsourcing: Pengertian, Manfaat, Jenis Layanan, dan Kapan Perusahaan Membutuhkannya

Dalam bisnis, teknologi tidak lagi hanya berfungsi sebagai pelengkap. Berbagai aktivitas perusahaan kini bergantung pada jaringan komputer, server, hingga sistem yang saling terhubung agar operasional dapat berjalan dengan lancar. Karena itu, pengelolaan infrastruktur IT menjadi semakin penting seiring berkembangnya kebutuhan bisnis.

Di sisi lain, tidak semua perusahaan memiliki sumber daya atau tenaga ahli untuk mengelola seluruh kebutuhan tersebut secara mandiri. Inilah alasan mengapa IT outsourcing menjadi pilihan bagi banyak perusahaan. Melalui layanan ini, perusahaan dapat memperoleh dukungan teknis sesuai kebutuhan tanpa harus membangun tim IT yang besar sejak awal.

Lantas, apa yang dimaksud dengan IT outsourcing? Apa saja manfaatnya bagi perusahaan? Layanan apa saja yang termasuk di dalamnya? Jika Anda masih menimbang-nimbang apakah membutuhkan layanan ini atau tidak, langsung saja simak pembahasan lengkapnya melalui artikel ini. 

Ilustrasi infrastruktur IT | Image by gt3ds on Magnific

Apa Itu IT Outsourcing

IT outsourcing adalah praktik menyerahkan sebagian tugas atau pengelolaan teknologi informasi (IT) kepada penyedia layanan eksternal yang memiliki keahlian di bidang tersebut. Layanan ini membantu perusahaan memenuhi berbagai kebutuhan IT tanpa harus menangani seluruhnya menggunakan tim internal.

Lebih lanjut, kebutuhan setiap perusahaan tidak selalu sama. Ada yang hanya membutuhkan IT help desk untuk membantu pengguna ketika mengalami kendala, sementara perusahaan lain memerlukan pengelolaan jaringan, server, atau pemeliharaan infrastruktur IT.

Jadi, dengan kata lain, dengan menggunakan IT outsourcing tidak selalu berarti menyerahkan seluruh pekerjaan IT kepada pihak lain. Perusahaan dapat memilih layanan yang benar-benar dibutuhkan. Cara ini juga membuat perusahaan lebih mudah menyesuaikan layanan sesuai kebutuhan yang dimiliki.

Manfaat Menggunakan IT Outsourcing

Seperti yang sudah disebutkan di atas, adanya IT Outsourcing tidak serta-merta menyerahkan semua keperluan pengelolaan IT kepada pihak ketiga. Perusahaan Anda bisa memilih layanan yang hanya dibutuhkan saja. Ini berarti, Anda bisa memilih layanan yang lebih fokus dibutuhkan yang mungkin teknisi IT Anda bukan spesialis di beberapa bidang tersebut. Berikut ini adalah manfaat dari IT Outsourcing.

• Menghemat biaya operasional: Perusahaan tidak perlu merekrut banyak tenaga IT atau menyediakan biaya pelatihan dan pengadaan perangkat kerja untuk setiap kebutuhan teknis.

• Mendapat akses ke tenaga ahli: Penyedia layanan biasanya memiliki tim dengan keahlian di berbagai bidang IT sehingga perusahaan dapat memperoleh dukungan sesuai kebutuhan.

• Memungkinkan perusahaan fokus pada bisnis utama: Tugas operasional IT dapat ditangani oleh penyedia layanan sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan produk, layanan, atau strategi bisnis.

• Proses implementasi lebih cepat: Perusahaan tidak perlu memulai semuanya dari awal karena penyedia layanan telah memiliki tim dan pengalaman untuk menangani berbagai kebutuhan IT.

• Layanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan: Perusahaan dapat menggunakan layanan tertentu saja, misalnya help desk, pengelolaan jaringan, atau server, tanpa harus mengambil seluruh layanan managing IT outsourcing.

Baca juga: Property Management System: Rahasia Operasional yang Lebih Efisien

Ilustrasi IT infrastruktur | Image by Hasan As Ari on Magnific

Jenis Layanan IT Outsourcing

Karena setiap perusahaan bergerak di bidang yang beragam, kebutuhan IT-nya pun juga berbeda. Ada yang hanya memerlukan bantuan ketika terjadi kendala, sementara yang lain membutuhkan pengelolaan sistem secara rutin. Berikut beberapa jenis layanan IT outsourcing yang paling umum digunakan.

IT Help Desk & User Support

Layanan IT Help Desk & User Support berfokus pada membantu pengguna ketika mengalami kendala teknis, seperti komputer yang bermasalah, kesulitan mengakses jaringan, atau gangguan pada perangkat lunak. Dengan adanya layanan ini, masalah dapat ditangani lebih cepat sehingga aktivitas kerja sehari-hari tidak terganggu terlalu lama.

Network & Infrastructure Management

Agar operasional perusahaan berjalan lancar, jaringan komputer dan infrastruktur IT perlu dikelola dengan baik. Karena itu, layanan Network & Infrastructure Management mencakup pemasangan dan konfigurasi jaringan, pengelolaan perangkat jaringan, emantauan jaringan (network monitoring system), pemeliharaan kabel data maupun fiber optik, hingga memastikan seluruh infrastruktur IT tetap berjalan dengan baik.

Server Management

Selain jaringan, server juga menjadi bagian penting dalam operasional perusahaan karena berperan menyimpan data dan menjalankan berbagai layanan, seperti web server untuk mengelola website perusahaan maupun mail server untuk mendukung layanan email. Melalui Server Management, penyedia layanan membantu mengelola, memantau, serta melakukan pemeliharaan server agar tetap stabil, aman, dan dapat digunakan dengan baik.

Managed Service

Berbeda dengan layanan yang hanya menangani pekerjaan tertentu, Managed Service menawarkan pengelolaan berbagai kebutuhan IT secara berkelanjutan. Layanan ini umumnya mencakup pemantauan sistem, pemeliharaan rutin, hingga penanganan gangguan sehingga perusahaan dapat lebih fokus menjalankan aktivitas bisnis tanpa harus mengawasi seluruh operasional IT setiap saat.

Baca juga: Apa Itu Network Monitoring System dan Manfaatnya untuk Bisnis

Ilustrasi sistem IT bermasalah | Image by rudzhan on Magnific

Kapan Perusahaan Membutuhkan IT Outsourcing

Dari penjelasan di atas, mungkin kini pertanyaan yang muncul di benak Anda adalah kapan butuh IT outcoursing. Untuk mengetahuinya, Anda bisa melakukan beberapa review kondisi di bawah berikut ini apakah sesuai dengan situasi kebutuhan perusahaan Anda sekarang. 

• Tidak memiliki tim IT internal: Jika perusahaan Anda belum memiliki staf IT sering kali kesulitan menangani berbagai kendala teknis, tandanya ini waktu yang tepat. Dengan IT outsourcing, kebutuhan tersebut dapat ditangani oleh tenaga ahli tanpa harus merekrut tim baru.

• Tim IT kewalahan menangani operasional: Seiring berkembangnya perusahaan, beban kerja tim IT juga akan meningkat. Dukungan dari penyedia layanan dapat membantu menangani pekerjaan operasional agar tim internal tidak kewalahan.

• Membuka kantor atau cabang baru: Jika perusahaan Anda berencana membuka kantor atau cabang baru biasanya dibutuhkan konfigurasi beberapa perangkat, pemasangan jaringan LAN, hingga penyesuaian sistem IT. Hadirnya layanan ini dapat membantu proses tersebut lebih lancar. 

• Infrastruktur IT semakin kompleks: Pengelolaan berbagai perangkat, server, maupun layanan berbasis cloud memerlukan perhatian yang lebih besar. Penyedia layanan dapat membantu memastikan seluruh sistem tetap berjalan dengan baik.

• Membutuhkan pemantauan dan pemeliharaan rutin: Sistem IT perlu diperiksa dan dirawat secara berkala agar tetap stabil. Dengan pemantauan rutin, potensi gangguan maupun downtime dapat diketahui dan ditangani lebih awal.

• Ingin meningkatkan keamanan dan keandalan sistem: Karena aktivitas digital semakin bertambah, keamanan sistem menjadi sangat penting. Untuk itu, layanan pengelolaan ini dapat membantu menjaga operasional tetap aman dan lancar. 

Baca juga: 16 Contoh Cloud Computing, Model dan Aplikasinya

Jadi, setelah membaca penjelasan pengertian, manfaat, hingga kondisi-kondisi yang tepat untuk membutuhkan IT outsourcing, apakah perusahaan Anda membutuhkan layanan ini? Dengan pertimbangan yang tepat, IT outsourcing dapat menjadi solusi untuk membantu menjaga operasional IT tetap berjalan dengan baik seiring berkembangnya bisnis.

Jika perusahaan Anda sedang mencari managed service provider Indonesia yang berpengalaman, Netstar siap membantu mulai dari IT help desk, pengelolaan jaringan, server, hingga managed service. Didukung tim yang berpengalaman, kami menghadirkan solusi IT yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar operasional bisnis tetap berjalan lancar. Hubungi tim Netstar (netstar.id) sekarang untuk informasi layanan ini lebih lengkap.