IT Asset Management: Panduan Lengkap dan Cara Mengelolanya

Di era yang serba digital, keamanan komputer di kantor sangat penting, khususnya untuk para pemilik bisnis. Perangkat kantor harus berada dalam kondisi yang aman agar data penting yang tersimpan tidak hilang dengan mudahnya. Untuk itu, perusahaan membutuhkan sistem untuk memantau semua teknologi, yaitu dengan menerapkan IT asset management. 

IT asset management adalah cara untuk menjaga semua barang tetap teratur dan tentunya untuk mencegah kerusakan perangkat secara tiba-tiba. Untuk bisa mempraktikannya, kantor membutuhkan tim IT. 

Lantas, apa itu IT asset management? Bagaimana cara kerjanya? Apa saja alat yang dibutuhkan? Melalui artikel ini, Anda akan mendapatkan jawaban definisi hingga gambaran cara kerja management IT. 

Ilustrasi it asset management | Image by Vac Nest on Magnific 

Mengenal Apa Itu IT Asset Management (ITAM)

Lebih lanjut, IT asset management adalah cara kantor mendata semua alat teknologinya. Hal ini mencakup laptop, aplikasi, hingga dokumen pembelian barang. Semua ini dicatat agar perusahaan tidak rugi. Tim IT jadi punya daftar lengkap semua harta benda digital mereka.

Proses ini bukan cuma soal mencatat daftar barang di kertas. Ini adalah cara menjaga alat kantor agar selalu siap pakai. Semua perangkat harus punya izin resmi agar aman secara hukum. Dengan mengenal dasarnya, Anda bisa mengatur kantor dengan lebih baik. Infrastruktur digital perusahaan jadi lebih rapi dan transparan. Semua data tersimpan dengan sangat jelas di sistem.

Baca juga: Apa Itu Data Center dan Manfaatnya untuk Bisnis

Manfaat Pengelolaan Aset IT bagi Operasional Perusahaan

Ada banyak keuntungan saat perusahaan merapikan aset teknologinya. Hal ini membantu bisnis berjalan lebih lancar tanpa kendala biaya yang membengkak. Berikut ini adalah beberapa manfaat it asset management yang bisa Anda rasakan:

• Hemat Anggaran Kantor: Anda tidak akan membeli barang yang sebenarnya sudah tersedia. Pengeluaran kantor jadi lebih terkendali dan tidak ada dana yang terbuang percuma.

• Data Perusahaan Lebih Aman: Semua komputer selalu mendapatkan pembaruan sistem secara rutin. Ini sangat penting untuk mencegah serangan peretas atau kebocoran data penting.

• Kerja Jadi Lebih Lancar: Karyawan bisa bekerja tanpa banyak gangguan teknis pada perangkat mereka. Produktivitas tim akan meningkat karena semua alat selalu dalam kondisi prima.

• Inventaris Jadi Lebih Rapi: Perusahaan tahu pasti jumlah dan posisi semua alat teknologi saat ini. Hal ini memudahkan tim saat harus melakukan audit atau pengecekan barang.

Komponen Utama yang Masuk dalam Inventaris ITAM

Setiap perusahaan harus mencatat semua harta benda teknologi mereka dengan sangat detail. Tanpa daftar yang jelas, tim IT akan kesulitan dalam melakukan pengawasan aset secara menyeluruh. Ada beberapa bagian penting yang wajib Anda masukkan ke dalam daftar catatan inventaris kantor saat ini, berikut ini daftar dan penjelasannya. 

Baca juga: Perbedaan SSD dan HDD

Perangkat Keras (Hardware)

Komponen pertama yang wajib dalam daftar it asset management adalah perangkat keras. Aset fisik adalah barang yang paling mudah kita lihat di dalam kantor. Hal ini mencakup laptop, komputer desktop, server, hingga perangkat jaringan seperti router. Jangan lupa untuk mencatat perangkat seluler yang diberikan kantor kepada para karyawan. Semua posisi barang tersebut harus selalu diketahui dengan pasti agar tidak mudah hilang.

Perangkat Lunak dan Lisensi (Software)

Kedua, ada perangkat lunak beserta lisensinya. Bagian ini mencakup semua aplikasi yang digunakan karyawan untuk bekerja setiap hari. Anda harus mencatat sistem operasi hingga layanan berlangganan bulanan berbasis cloud. Mencatat masa berlaku lisensi sangat penting agar perusahaan terhindar dari masalah hukum. Hal ini juga mencegah penggunaan aplikasi ilegal yang bisa membahayakan keamanan data kantor.

Dokumentasi Kontrak dan Masa Garansi

Terakhir yang tidak kalah penting adalah kontrak dan masa garansi. Semua surat pembelian barang dan kartu garansi harus tersimpan di satu tempat. Anda juga perlu mencatat kontrak kerja sama dengan pihak penyedia servis luar. Dokumen ini sangat membantu saat Anda perlu memperbaiki barang yang sedang rusak. Anda tidak perlu repot mencari nota fisik yang mungkin sudah terselip atau hilang entah ke mana.

Tahapan Mengelola Aset dari Baru Sampai Selesai Pakai

Untuk mengurus peralatan kantor, Anda harus mengikuti urutan langkah yang jelas dan teratur. Memantau setiap alat sejak rencana pembelian hingga barang tersebut tidak dipakai lagi adalah cara yang baik. Proses ini memastikan perusahaan mendapatkan manfaat maksimal dari setiap modal yang sudah dikeluarkan. Berikut langkah yang bisa Anda terapkan. 

Baca juga: Pengertian Downtime dan Cara Mencegahnya 

Perencanaan dan Pengadaan Barang (Identifikasi)

Pertama, Anda menentukan alat apa saja yang sebenarnya dibutuhkan oleh kantor saat ini. Buatlah daftar lengkap semua aset yang sudah dimiliki agar tidak salah beli. Setelah itu, barulah perusahaan melakukan pembelian atau penyewaan perangkat baru sesuai dengan anggaran yang ada. Proses ini membantu kantor untuk hanya memiliki barang yang benar-benar berguna untuk bekerja.

Pemasangan dan Pemantauan Penggunaan (Pelacakan)

Setelah barang dibeli, perangkat tersebut harus segera dipasang dan diberikan kepada karyawan yang membutuhkan. Tim IT akan memasukkan data perangkat tersebut ke dalam it asset management system milik perusahaan. Lokasi dan siapa pemakai barang tersebut harus selalu terpantau secara terus-menerus setiap harinya. Hal ini sangat penting agar tidak ada aset kantor yang hilang tanpa jejak.

Perawatan dan Perbaikan Rutin (Pemeliharaan)

Semua perangkat yang sedang dipakai harus diperiksa kondisinya secara berkala oleh tim teknis. Perusahaan perlu melakukan pembaruan sistem dan perbaikan kecil agar alat tidak cepat rusak. Semua aktivitas perawatan ini harus dicatat dengan rapi sebagai bagian dari data aset perusahaan. Perawatan yang rutin akan menekan biaya operasional karena Anda tidak perlu sering membeli perangkat baru.

Ilustrasi it management | image by freepik on Magnific

Menjamin Keamanan Data pada Akhir Masa Pakai Aset

Selanjutnya, membuang perangkat kantor yang sudah tua tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ada bahaya jika data penting di dalamnya tidak dihapus dengan benar. Berikut adalah langkah-langkah untuk menjaga keamanan data perusahaan Anda:

• Hapus Data Secara Total: Jangan hanya menghapus file atau melakukan format biasa pada perangkat. Gunakan sistem khusus untuk memastikan semua data rahasia sudah hilang secara permanen dari memori.

• Cegah Kebocoran Informasi: Perangkat lama sering kali masih menyimpan data klien atau rahasia bisnis. Menghapus data sampai tuntas akan melindungi perusahaan dari ancaman pihak luar yang tidak bertanggung jawab.

• Buat Catatan Resmi: Pastikan ada dokumen yang mencatat bahwa perangkat tersebut sudah dibersihkan datanya. Hal ini sangat penting untuk keperluan audit keamanan dan membuktikan bahwa perusahaan Anda sudah mengikuti aturan.

• Hancurkan Fisik Jika Perlu: Jika perangkat sudah sangat rusak, Anda bisa menghancurkan bagian penyimpan datanya secara fisik. Ini adalah cara paling aman agar informasi di dalamnya tidak akan pernah bisa dibuka lagi oleh siapa pun.

Baca juga: Apa Itu Enkripsi, Cara Kerja dan Manfaatnya

Pilihan Teknologi untuk Memudahkan Pengelolaan Aset

Memutuskan untuk menerapkan IT asset management tentunya tidak mudah. Bukan hanya ratusan, mungkin akan ada ribuan aset yang perlu dikelola. Melakukannya secara manual tentu akan sangat melelahkan dan bisa saja terjadi kesalahan. 

Oleh karena itu, perusahaan butuh bantuan teknologi modern agar proses pendataan berjalan lebih praktis. Penggunaan alat yang tepat bisa mempercepat kerja tim IT dalam memantau setiap perangkat setiap harinya. Di bawah ini adalah beberapa contoh yang bisa Anda manfaatkan.

Pemanfaatan Barcode dan RFID untuk Aset Fisik

Penggunaan label barcode atau chip RFID sangat membantu dalam melacak posisi fisik barang di kantor. Tim IT cukup melakukan pemindaian cepat untuk mengetahui identitas lengkap dari setiap laptop atau server. Teknologi ini meminimalisir kesalahan catat yang sering terjadi jika dilakukan secara manual dengan tangan. Hal ini membuat proses audit inventaris tahunan jadi jauh lebih cepat dan akurat bagi perusahaan.

Sistem Otomatisasi dan Layanan Managed Services

Sistem otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk memantau status semua perangkat lunak secara langsung dari satu tempat. Anda bisa mengetahui aplikasi mana yang perlu diperbarui tanpa harus memeriksa komputer satu per satu. Selain itu, menggunakan dukungan IT dari layanan pihak ketiga yang ahli akan jauh lebih praktis bagi operasional bisnis Anda.

Baca juga: Tips Menjaga Privasi dan Keamanan Digital

Itulah definisi hingga langkah dari it asset management yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan Anda. Mengelola aset-aset yang ada di kantor tentunya bisa menjadi salah satu faktor yang membuat bisnis Anda tetap stabil. Dengan begitu, perusahaan Anda bisa menghemat biaya operasional hingga memiliki sistem yang dapat memantau perangakat di kantor Anda. 

Jika Anda merasa pengelolaan aset IT saat ini masih terlalu rumit, jangan ragu untuk memilih IT solutions provider seperti Netstar. Kami menghadirkan layanan managed service yang siap untuk mengurus semua kebutuhan infrastruktur teknologi perusahaan Anda. Hubungi tim Netstar (netstar.id) sekarang untuk informasi selengkapnya.