Email Bisnis Mengapa Penting bagi Perusahaan? Intip Manfaat dan Pilihan Layanannya
- Isyhari M
- 51 minutes ago
- 5 min read
Tidak hanya untuk bertukar pesan, email juga dimanfaatkan untuk mengirim dokumen, berdiskusi dengan rekan kerja, hingga berkomunikasi dengan pelanggan dan mitra bisnis. Seiring berkembangnya kebutuhan perusahaan, penggunaan email pun ikut berubah. Banyak bisnis kini beralih dari email pribadi ke business email atau email bisnis agar komunikasi terlihat lebih profesional.
Lebih lanjut, email kantor yang menggunakan nama perusahaan juga dapat membantu membangun kepercayaan sekaligus memperkuat citra brand. Hal inilah yang membuat banyak perusahaan mulai beralih ke email bisnis untuk mendukung komunikasi sehari-hari.
Meski begitu, masih banyak orang yang belum memahami apa yang membedakannya dari email pribadi. Lantas, jika sama-sama email, apa bedanya dengan email pribadi? Apa saja manfaat email bisnis untuk perusahaan? Apakah layanannya sama saja? Simak semuanya melalui artikel ini.
Ilustrasi email | Image by fahmiruddinhidayat111198 on Magnific
Apa Itu Email Bisnis
Email bisnis adalah alamat email yang digunakan untuk keperluan profesional atau operasional perusahaan. Dalam praktiknya, email bisnis juga sering disebut sebagai business email, email for business, atau email kerja.
Berbeda dengan email pribadi yang umumnya menggunakan domain publik dan dapat dibuat oleh siapa saja, alamat email bisnis biasanya menggunakan nama domain perusahaan, misalnya nama@perusahaan.com.
Selain tampil lebih profesional, email bisnis juga umumnya dilengkapi berbagai fitur yang mendukung kebutuhan perusahaan. Mulai dari cloud storage, pengelolaan banyak akun, hingga integrasi dengan berbagai aplikasi kerja. Fitur-fitur inilah yang membuat email bisnis menjadi pilihan bagi perusahaan, baik skala kecil maupun besar.
Manfaat Email Bisnis Bagi Perusahaan
Tidak hanya sebagai alat komunikasi saja, menggunakan email bisnis di perusahaan Anda tentunya bisa memberikan berbagai keuntungan. Berikut ini beberapa manfaatnya.
Meningkatkan Kredibilitas
Alamat email yang menggunakan nama perusahaan akan terlihat lebih profesional dibandingkan email pribadi dengan domain publik. Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan, mitra bisnis, maupun calon klien, terutama saat perusahaan mengirim penawaran, memberikan layanan, atau menjalin kerja sama.
Membangun Identitas Brand
Setiap email yang dikirim menjadi kesempatan untuk memperkenalkan identitas perusahaan. Dengan menggunakan nama domain yang sama pada alamat email, website, dan media komunikasi lainnya, brand akan lebih mudah dikenali sekaligus memberikan kesan yang konsisten dan profesional.
Mempermudah Komunikasi Internal dan Eksternal
Email bisnis memudahkan perusahaan berkomunikasi dengan pelanggan, mitra, maupun sesama karyawan melalui satu identitas yang profesional. Selain mengirim dan menerima email, banyak layanan email bisnis juga telah terintegrasi dengan kalender, cloud storage, hingga aplikasi kolaborasi sehingga koordinasi dan berbagi dokumen menjadi lebih praktis.
Mendukung Keamanan dan Pengelolaan Akun Lebih Baik
Dibandingkan email pribadi, email bisnis umumnya menyediakan fitur keamanan dan pengelolaan akun yang lebih lengkap. Administrator dapat mengatur hak akses pengguna, menerapkan autentikasi berlapis, hingga mengelola akun karyawan dalam satu dashboard. Dengan begitu, data perusahaan dapat dikelola dengan lebih aman dan terorganisir.
Ilustrasi karyawan sedang mengirim email | Image by katasrikandi on Magnific
Perbedaan Email Pribadi dan Email Bisnis
Karena memiliki tujuan dan fitur yang berbeda, baik email pribadi dan email bisnis adalah dua hal yang berbeda. Untuk memahami lebih mudah dan tidak salah memilih, berikut beberapa perbedaannya.
Perbedaan | Email Pribadi | Email Bisnis |
Tujuan penggunaan | Untuk kebutuhan pribadi atau sehari-hari. | Untuk komunikasi profesional dan operasional perusahaan. |
Alamat email | Menggunakan domain email perusahaan, misalnya nama@perusahaan.com. | |
Pengelolaan akun | Dikelola oleh masing-masing pengguna. | Dapat dikelola oleh administrator perusahaan melalui satu dashboard. |
Keamanan | Mengandalkan fitur keamanan standar. | Umumnya menyediakan fitur keamanan tambahan, seperti autentikasi berlapis dan pengaturan hak akses. |
Kolaborasi | Terbatas pada layanan yang disediakan penyedia email. | Biasanya terintegrasi dengan cloud storage, kalender, dan berbagai aplikasi kerja. |
* tabel perbedaan email pribadi dan email bisnis
Fitur yang Sebaiknya Dimiliki Email Bisnis
Setiap layanan email bisnis menawarkan fitur yang berbeda. Namun, ada beberapa fitur penting yang sebaiknya dimiliki agar komunikasi dan operasional perusahaan Anda dapat berjalan lebih efektif. Berikut beberapa di antaranya.
Domain email perusahaan: Salah satu ciri utama email bisnis adalah penggunaan domain perusahaan, misalnya nama@perusahaan.com, sehingga terlihat lebih profesional.
Cloud storage: Memudahkan penyimpanan, akses, dan berbagi dokumen secara online sehingga kolaborasi tim menjadi lebih praktis.
Keamanan berlapis: Membantu melindungi akun dan data perusahaan melalui fitur seperti autentikasi dua faktor (2FA) serta penyaringan spam.
Admin management: Memudahkan administrator membuat, mengelola, atau menonaktifkan akun pengguna dalam satu dashboard.
Integrasi dengan aplikasi kerja: Menghubungkan email dengan kalender, video conference, aplikasi chat, dan software produktivitas lainnya.
Pilihan Layanan Email Bisnis Populer
Apakah sejauh ini Anda tertarik untuk menggunakan email kantor yang lebih profesional? Saat ini tersedia berbagai layanan email bisnis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Berikut beberapa layanan yang paling banyak digunakan.
1. Google Workspace
Google Workspace menjadi salah satu layanan email bisnis yang paling populer. Selain menyediakan email dengan domain perusahaan, layanan ini juga terintegrasi dengan Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, dan berbagai aplikasi produktivitas lainnya.
Banyak orang bertanya apakah Gmail bisa digunakan untuk bisnis. Jawabannya bisa, tetapi akun Gmail gratis masih menggunakan domain publik. Jika ingin menggunakan domain perusahaan beserta fitur bisnis yang lebih lengkap, Anda perlu menggunakan Google Workspace.
Cara membuat email perusahaan melalui Google Workspace dimulai dengan mendaftarkan domain, memilih paket, memverifikasi kepemilikan domain, lalu membuat akun pengguna.
2. Microsoft 365
Penyedia yang satu ini cocok bagi perusahaan Anda yang telah menggunakan ekosistem Microsoft. Layanan ini menyediakan email bisnis berbasis Outlook sekaligus terintegrasi dengan Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive, dan aplikasi Microsoft lainnya.
Untuk membuat email perusahaan di Microsoft 365, Anda perlu memiliki domain, memilih paket Microsoft 365, memverifikasi domain, kemudian membuat akun email sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Zoho Mail
Zoho Mail dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang mencari layanan email bisnis dengan antarmuka sederhana dan harga yang kompetitif. Selain email, Zoho juga menyediakan berbagai aplikasi produktivitas untuk mendukung operasional bisnis.
Cara membuat email perusahaan di Zoho Mail hampir serupa. Anda hanya perlu mendaftarkan domain, memverifikasi kepemilikannya, memilih paket yang sesuai, lalu membuat akun pengguna.
Selain ketiga layanan di atas, terdapat beberapa penyedia email bisnis lain yang juga dapat dipertimbangkan, seperti Proton Mail yang dikenal berfokus pada privasi serta Fastmail yang menawarkan antarmuka sederhana dengan performa yang ringan.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa email bisnis bukan sekadar alat untuk mengirim dan menerima pesan. Penggunaan domain perusahaan dapat membantu perusahaan Anda meningkatkan profesionalisme. Selain itu, berbagai fitur seperti keamanan berlapis dan integrasi dengan aplikasi kerja juga mendukung operasional perusahaan. Karena itu, penting untuk memilih layanan email bisnis yang sesuai dengan kebutuhan.
Agar penggunaan email bisnis semakin optimal, perusahaan juga memerlukan infrastruktur IT yang andal. Mulai dari koneksi internet yang stabil hingga solusi IT yang terintegrasi, semuanya berperan dalam mendukung produktivitas sehari-hari. Jika Anda sedang mencari IT solutions for business, Netstar siap membantu menghadirkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Hubungi langsung tim Netstar (netstar.id) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai layanan kami.